Basis des Travel Management: die Reiserichtlinie

Eine klar formulierte, zum Unternehmen passende und gelebte Richtlinie senkt deutlich die Reisekosten. Bei einer Neuerstellung oder Überarbeitung gilt es die internen Abläufe und Vorgaben zu prüfen und wo es notwendig und sinnvoll zu ändern!

Nutzen Sie das Angebot des  btm4u-Richtlinien-Check. 

Die Reiserichtlinie ist die Vorgabe für die Abläufe von Geschäftsreisen von der Reiseplanung über die Buchung bis zur Durchführung und späteren Kostenabrechnung. Sie ist ein Hilfsinstrument für Reisende. Gut formuliert erleichtert sie die Umsetzung aller Aufgaben rund um die Reise, gibt Informationen für das Thema Travel Risk, wie das Verhalten in Krisengebieten und verweist auf Notfallpläne.

Wichtig ist neben den Inhalten ein zielorientierter Aufbau, eine gute Struktur und möglichst neben notwendigen Texten auch andere Gestaltungsmöglichkeiten, wie Tabellen, Grafiken uvm. einzusetzen.

Auch die Art der Formulierungen ist an das Unternehmen anzupassen, damit das Dokument als stimmig angenommen wird. Klare Regelungen sind wichtig, ebenso empfehle ich dringend neben Tools, Prozessabläufen und gesetzlichen Regelungen auch interne Vorgaben klar zu kommunizieren.

Beispielsweise: Wer ist zuständig für die Einhaltung der Richtlinie und über welche Berechtigungen verfügt diese Person/dieser Fachbereich. Hierzu empfehle ich eine Passage "Folgen bei Zuwiderhandlungen" festzulegen, zu veröffentlichen und diese auch zu leben. Niemand will diese Folgen umsetzen müssen, doch wenn den Mitarbeitenden die Folgen bewusst gemacht werden, reduziert dies meist Fehlverhalten.

Die erfolgreiche Einführung einer neuen Reiserichtlinie im Unternehmen ist ein Change Projekt. Denn einmal geschrieben bedeutet leider nicht, dass sie auch gelebt und befolgt wird. Ein passendes Kommunikationskonzept ist das A und O, wenn Richtlinien statt Papiertiger gelebte Dokumente werden sollen.

Natürlich helfen auch FAQs, ein gezieltes WIKI oder auch der Einsatz von KI, den Nutzern die Inhalte von Richtlinien leichter zugänglich zu machen. Welche Mittel für Ihr Unternehmen stimmig sind und was Sie bereit sind zu nutzen kann in einem individuellen Termin beantwortet werden.

Auch ein gezielter Workshop, indem Sie Fragen an die Fachfrau stellen können, ist dabei ein oft genutzter Weg, damit Sie für Ihr Unternehmen zügig eine Richtlinie selbst erstellen können.

Es ist vieles möglich:

• Von der reinen Wissensvermittlung (Workshop),
• über die Analyse bestehender Dokumente (btm4u-Richtlinien-Check.) bis hin
• zur Erstellung von Textbausteinen
• oder ganzen Richtlinien. 

Sie können sich in allen Belangen zur Reiserichtlinie auf die jahrzehntelange Erfahrung von btm4u verlassen.

Als "Nebenprodukt" dieses Projektes werden regelmäßig Stellen aufgedeckt, wo durch weitergehende Entscheidungen Kosten gesenkt werden oder bei gleichbleibenden Kosten ein höherer Nutzen erreichbar ist.

Das Projekt für alle Unternehmen, die noch keine Reiserichtlinie haben oder deren Richtlinie nur ein "Papiertiger" ist:

Nutzen Sie das Angebot des  btm4u-Richtlinien-Check. 

• Prüfung Ihrer bestehenden Richtlinien oder anderweitigen Vorgaben auf "Herz und Nieren".
• Anschließend entscheiden Sie, ob Sie die Erstellung selbst übernehmen wollen oder btm4u die Arbeit machen lassen oder sich in Teilen Unterstützung gönnen.
• Ziel: Erstellung einer neuen oder überarbeiteten Reiserichtlinie - maßgeschneidert für Ihr Unternehmen

• IST-Zustand der Abläufe wird analysiert
• Einbindung von Betriebsrat, Datenschutz und Fachbereiche
• Optimierungspotentiale werden dargestellt
• SOLL-Zustände werden besprochen und festgelegt
• Kommunikationswege und -medien werden vereinbart
• Klare Vorgaben für Verantwortlichkeiten werden fixiert