Zahlungsmittel in Unternehmen

Zahlung einzelner Rechnungen über die Kreditorenbuchhaltung ist heute für Geschäftsreisekosten kaum noch notwendig. Auch die Kostenvorlage durch Reisende gehört in vielen Unternehmen der Vergangenheit an.

Neue Möglichkeiten, wie Debit-Karten und virtuelle Kreditkarten, ergänzen die bereits gängigen Möglichkeiten von Reisestellenkarten, Mitarbeiterkreditkarten, Tankkarten und Veranstaltungslösungen.

Der sinnvolle Einsatz der richtigen Zahlungsmedien und die Entlastung der Buchhaltung sind Bestandteil der Beratung durch btm4u.

Zentrale Kreditkarten sind Lösungen für die zentraler Bezahlung von Leistungen ohne viele Kreditoren anlegen zu müssen. Ergänzt wird dies teilweise durch sogenannte virtuelle Kreditkarten, damit auch kurzfristige Buchungen und Zahlungen z. B. über Mobile Devises möglich sind. Alle Leistungen laufen über die zentrale Kreditkarte und es braucht im Rechnungswesen nur einen Kreditor, das Kreditkartenunternehmen.

Empfohlen werden hier Anbieter die sich auf Geschäftsreiseausgaben spezialisiert haben.

Diese Lösung bedarf einer Steuerung der Buchungen, damit Missbrauch verhindert wird. Die Buchhaltung wird - gegenüber den kreditorischen Zahlungen der Leistungen an die jeweiligen Einzelanbieter - erheblich entlastet. Weitere Prozessverbesserungen lassen sich beispielsweise durch die elektronische Rechnungsstellung und den Datenimport in die Buchhaltung und Reisekostenabrechnung erzielen.

Wichtiger Bestandteil ist ein aussagefähiges Reporting, das als Basis für die Einkaufsverhandlungen mit Dienstleistern und dem Controlling sowie für die Einhaltung der Reiserichtlinien dient.

Die Abrechnung der Kosten erfolgt wahlweise über das Mitarbeiter- oder Firmenkonto. Weltweit gibt es unterschiedliche Abrechnungs- und Haftungsregelungen.

Im Rahmen des Projekts wird die Einsatzmöglichkeit der Karten für Ihr Unternehmen geprüft. Dabei spielen Reiseziele, Reisestruktur, Buchungswege und Mitarbeiterkommunikation eine wichtige Rolle.

btm4u unterstützt Sie bei der Ermittlung des passenden Kartenangebots und Abrechnungsmodells, sowie bei der erfolgreichen Implementierung der Karten.

Eine Verknüpfung zum Projekt Reisekostenabrechnung ist häufig sinnvoll. Professionelle Systeme bieten Importmöglichkeiten der Kartenumsätze in die Reisekostenabrechnung. Ein häufig gefordertes Ziel: Transparenz der Gesamtreisekosten auf der Abrechnung. 

Im Rahmen des Projekts arbeitet btm4u mit allen betroffenen Fachabteilungen, insbesondere Personal und Finanzen Hand in Hand. Betriebsrat und Datenschutz und die Reisenden selbst werden frühzeitig eingebunden, um eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen. Fakt ist: Widerstand gegen Mitarbeiterkreditkarten entsteht meist aus mangelnder Information über die  Leistungen der Kartenanbieter.