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Kennen Sie die Kosten einer Reise?

Die Reisekostenabrechnung gehört in Unternehmen zu den Spitzenreitern bei den Prozesskosten (indirekte Reisekosten). Interne Kosten zwischen

15 und 35 Euro pro Reisekostenabrechnung

und Einsparpotenziale von über 40 Prozent sind keine Seltenheit.

Trotz dieser hohen Administration und Bürokratie können nur wenige Unternehmen die Kosten einer bestimmten Reise benennen.

Warum ist das so? Die Abrechnung erfolgt in schätzungsweise >60 % der deutschen Unternehmen noch formularbasiert. Genehmigungen, teilweise mehrfach, sind an der Tagesordnung. Auf den Formularen stehen aber meist nur die Auslagen der Reisenden. Die Auslagen des Unternehmens wie zentral gezahlte Flugtickets, Bahnfahrkarten und Hotels, gehen aus diesem Formular in der Regel nicht hervor. Welche Kosten insgesamt angefallen sind, beispielsweise auch durch die Nutzung von Poolfahrzeugen, ist den Genehmigenden und leider auch den Reisenden selbst oft nicht bekannt. 

Fazit: Hohe Prozesskosten ohne Kostensteuerung und Kostentransparenz.

Reisekostensoftwarelösungen oder Outsourcing der Abrechnung verhelfen zu  Kostentransparenz.

Projektverlauf (Beispiel)

Die langjährige Expertise von btm4u hilft durch eine Basisanalyse Ihrer Abläufe und Besonderheiten in der Reisekostenabrechnung die Anforderungen an eine Lösung zu definieren. Ein Blick auf das Gesamtunternehmen zeigt dabei, ob ein deutscher Service nach deutschem Steuerrecht benötigt wird oder eine globale, international einsetzbare Lösung im Fokus stehen soll.

Die Basisanalyse zeigt auf, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll erscheint: Ob integrierte Buchhaltungs- und Personalabrechnungssoftware (ERP), ob  IT-Ressourcenschonende SAAS-Lösung (Software as a Service), oder das Outsourcing in Teilen oder des Gesamtprozesses.

btm4u begleitet Sie von der Analyse, über das Auswahlverfahren, die Vertragsgestaltung und die Umstellung der Prozesse durch den gesamten Umstrukturierungs- und Implementierungsprozess in Ihrem Unternehmen. Dabei binden wir selbstverständlich alle betroffenen Fachbereiche sowie den Betriebsrat, Datenschutz und die Reisenden frühzeitig ein.

Das Ergebnis: Sie können die angefallenen Reisekosten auf einen Blick erkennen und durch Reporting eine klare Kostensteuerung und -reduzierung erzielen.

Wo entstehen die Prozesskosten?

  • Die Anforderungen an Belege und Dokumentation sind erheblich. Die korrekte Umsetzung des deutschen Steuerrechts wird dabei fast schon zur Kunst.
  • Die Erstellung einer Abrechnung ist mit hohem Zeitaufwand für den Reisenden verbunden (obwohl dieser seine Fachkompetenz an anderer Stelle einsetzen sollte).
  • Die Kontrolle der Abrechnung ist häufig intensiv und wenig effizient gestaltet. Nur selten wird die Notwendigkeit der entstandenen Kosten geprüft.
  • Genehmigungen (teils mehrfach) erhöhen den internen Aufwand zusätzlich.
  • Der Weg von der Erstellung bis zur Kostenerstattung ist in den meisten Unternehmen lang. Nicht selten warten Reisende mehrere Wochen auf die Erstattung der Kosten.