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Management von Veranstaltungen

Die Abkürzung MICE (=Meetings, Incentives, Congresses/Conferences, Exhibitions) hat sich im Markt als Überbegriff für jegliche Arten von Events und Veranstaltungen etabliert. 

Ob es sich um Meetings, Kongresse, Messen oder Events mit Rahmenprogramm handelt, immer werden dabei erhebliche Personalkapazitäten und Kosten gebunden.

Der zentrale Einkauf und die Festlegung von Dienstleistern wie Hotels und Konferenzhallen, Caterer, Technikfirmen, Messebauer gehören ebenso zu diesem Projekt, wie die Vorgaben für die Buchung und Bezahlung für Veranstaltungen. Am Beginn steht die Analyse:

  • Bereiche die Veranstaltungen planen und durchführen
  • Anzahl der Veranstaltungen und Teilnehmerzahlen
  • Arten von Veranstaltungen
  • Kosten der Veranstaltungen getrennt nach Kostenarten
  • Ermittlung der bisherigen Partner und Dienstleister
  • Effizienzprüfung einer zentralen oder dezentralen Veranstaltungsbuchung
  • Prozesse von der Planung bis zur Zahlung und dem Event-Controlling, z.B. Teilnehmermanagement

Change Management & Veranstaltungsrichtlinie

Im Projektverlauf ist die Einbindung aller betroffenen Fachbereiche und ein klares Change Management das A und O. Die Auswahl der für Ihr Unternehmen passenden Dienstleister und Services ist ein Kernbestandteil.

Das Ergebnis:

  • strukturierter Einkauf
  • einfache Prozessabläufe für Planung, Recherche, Buchung und Zahlung
  • klares Reporting

Durch strukturierte und vor allem lebende Veranstaltungsrichtlinien, werden die Organisatoren entlastet und die Kosten des Unternehmens gesenkt.